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Las Etapas de Organización de un Evento Corporativo

Al organizar un evento debemos de tener en cuenta hasta el más mínimo detalle, desde que tomamos el evento hasta la evaluación de resultados, tenemos que tener presente que en todo momento la creatividad y la innovación deben de estar presentes pues son elementos básicos para el éxito de nuestro evento corporativo.

planificar

Podemos clasificar las etapas de la organización de un evento en las siguientes:

  1. Planificación. En la primera etapa debemos determinar a qué público va dirigido el evento, los objetivos, el presupuesto y el juego de roles de nuestro equipo de trabajo. Dentro del presupuesto no debemos olvidar contemplar el equipo técnico, material impreso, hoteles, catering, shows etc. Dentro de la etapa de planificación debemos tener con detalle cada actividad que se realizará en el evento, te recomendamos desarrollar un diagrama con horarios y fechas que te permita saber cómo será cada etapa del evento.
  2. Desarrollo. Es importante que para obtener un buen desarrollo del evento tenemos que apoyarnos de todo el equipo de trabajo, debemos ejecutar las actividades planificadas, para lograrlo se debe realizar una reunión previa al evento, donde se podrán resolver dudas y afinar detalles. Durante el desarrollo del evento lo más importante es la coordinación del equipo, ya que intervienen profesionales de distintas áreas como decoración, catering, montaje, técnicos, audiovisuales, edecanes etc.
  3. Evaluación de Resultados. Al cierre del evento, llega la fase de evaluación de resultados, donde podremos saber si se cumplió el objetivo, muchas veces este análisis no se ve reflejado de inmediato ya que cada objetivo es diferente.  Al obtener esta evaluación permitirá a los organizadores poder realizar una retroalimentación, así podrán tomar en cuenta puntos que funcionaron y otros que se pueden mejorar para futuros eventos. Se recomienda preparar un informe final, donde incluyan datos cualitativos y cuantitativos del evento y así analizar más a fondo el cumplimiento de cada objetivo.

No olvides que es importante que contrates a profesionales para desarrollar tu Evento Corporativo, esto te garantiza una mejor organización además podrán aterrizar mejor tus ideas y así convertir tu evento en una experiencia memorable.

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