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Tendencias en la Organización de Eventos.

Durante la organización de un evento es importante contar con instrumentos y herramientas que faciliten las tareas a los event planners, pues son diversas las funciones que se encuentran involucradas en la celebración de un evento corporativo, que ninguna de ellas debe quedar fuera de la planeación, por ello es importante tener a la mano una lista de todos los requerimientos del evento para que éste pueda llevarse a cabo de manera exitosa.

Para colaborar con esta tarea, hemos reunido una lista de tendencias que estamos seguros serán tema de conversación entre organizadores y asistentes a los eventos, incluso entre los mismos centros de negocios en los que se llevan a cabo muchos de ellos al año.

Planificación.

Comenzamos con esta lista mencionando la importancia que tiene la planificación de cualquier evento, en este caso de un evento empresarial, en donde se toman las decisiones sobre el lugar, las fechas y horarios, el destino, entre otros factores, pero, ¿cómo se llevan a cabo estas decisiones? De manera justa, tanto el comité organizador como los asistentes dan sugerencias que son tomadas en cuenta para elegir el destino y determinar las fechas y horarios del evento ya que son estos quienes toman mayor importancia a la preparación de un evento.

Sede.

Es bien sabido por los expertos en organización de eventos, que el lugar de celebración es clave para el éxito de un evento. Debe ser un espacio abierto para facilitar la interacción entre asistentes, pero ¿qué se busca principalmente en una sede? 

  1. Que brinde flexibilidad para adaptarse a las necesidades del evento.
  2. Que dé acceso a la tecnología interactiva.
  3. Que ofrezca facilidad para fomentar el networking.

Comunicación.

Las redes sociales se han convertido en una herramienta básica de comunicación en los eventos, más aún en los empresariales ya que estas son el medio por el cual se puede transmitir en vivo cualquier cosa relacionada con el evento, de igual forma nos podemos mantener al tanto de las novedades de manera inmediata, podemos opinar sobre algo específico, interactuar con los demás asistentes, en fin, muchas formas de mantener la comunicación a través de estos medios. En otras palabras, un evento empresarial sin redes sociales no se encuentra en tendencia.

Una recomendación es la de crear un hashtag exclusivo de evento para reunir todos los comentarios, noticias, fotografías y videos de los mismos asistentes en un solo lugar, como en twitter o crear un grupo en Facebook con el único propósito de crear una comunicación integral y exclusiva del evento.

Otra forma de lograr comunicación con ayuda de la tecnología es mediante la creación de una aplicación móvil, mediante la que se puedan obtener datos e información relevante acerca del evento.

Finalidad.

Todo evento tiene una finalidad, por ello debe de contemplarse dentro de un plan de comunicación corporativo con el objetivo de integrar acciones de marketing directo, patrocinio, publicidad, relaciones públicas, para adquirir presencia y notoriedad en el tiempo.

Elementos lúdicos.

Actualmente no puede haber evento corporativo en donde no haya elementos lúdicos que fomenten la participación de los asistentes y su interacción aunque cabe mencionar que la tendencia aboga por exposiciones más cortas con la finalidad de no aburrir a los asistentes, además de introducir talleres, concursos, actividades o juegos para amenizar el evento.

Elementos complementarios.

Una opción que agradecerán los asistentes, es la de la creación de una página web especialmente para el evento , pues en ocasiones para asistir es necesario hacer un registro del número de posibles asistentes, por lo que un sitio web ayudará en mucho a llevar a cabo este registro a cualquier hora y desde la comodidad de su hogar.

Lo mismo sucede con la creación de una aplicación móvil, en donde los asistentes puedan tener a la mano la información relevante del evento en el momento en lo que lo necesiten.

Documentación del evento.

Uno de los aspectos que más está cambiando en la organización de los eventos empresariales. Gracias a la creciente concienciación hacia el medio ambiente y el ahorro de recursos, surge la tendencias de los eventos “less paper”, es decir, evitar la impresión de documentos sobre información del evento para dar paso a su digitalización, lo que sin duda trae dos beneficios, uno el disminuir el consumo de papel, tinta, energía eléctrica, etc. Y el segundo el de la posibilidad de poder consultar la información de manera más cómoda mediante la web.

Medición.

La medición permite mejorar los servicios en el caso de planificar un evento a futuro de acuerdo con los resultados obtenidos en el anterior, estas mediciones se pueden hacer contabilizando el número de inscripciones, realizando encuestas de satisfacción o de acuerdo al nivel de participación dentro de las aplicaciones desarrolladas para el mismo.

Estas son las tendencias que podremos ver en los eventos en lo que va del año. ¿Conoces otros elementos que pueden formar parte de las tendencias en los eventos corporativos? Compártenos tus comentarios y visita nuestras redes sociales. 

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