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Planificar un evento corporativo en 10 pasos

No importa la ocasión, un evento corporativo tiene que marcar positivamente a los asistentes, y para ello, es necesario tomar en cuenta temas importantes con la finalidad de evitar posibles riesgos y planificar de manera exitosa todo lo necesario para salir victoriosos.

Estos son los puntos clave que quiero compartir contigo para que puedas planear cualquier tipo de evento antes de su desarrollo:

Determina a tu público objetivo

Los eventos son un instrumento de comunicación muy eficaz, por lo tanto, estos deben estar encaminados a un segmento de mercado específico. Ya sea que esté dirigido a tus colaboradores, clientes u otros, resulta esencial conocer sus características para lograr ese impacto que tanto quieres.

Identifica el tipo de evento que vas organizar

No todos los eventos persiguen el mismo fin, así que ubica cuál es el que mejor se adecua a las necesidades de tu público. Algunos de ellos son: conferencias, road shows, inauguraciones, seminarios, convenciones, aniversarios de empresa, entrega de premios, entre otros.

Planificar y definir los objetivos adecuadamente

Entre más pormenorizados estén los objetivos, será más sencillo medirlos cualitativa y cuantitativamente, pues fungen como punto de referencia para facilitar la toma de decisiones durante la planeación. Los objetivos más usuales son: imagen de marca, fidelización de clientes y atracción de nuevos, y motivación de colaboradores.

Adapta el contenido a tu público objetivo

Ciertamente, lo más importante más allá del lugar y escenario donde se realice el evento, es el CONTENIDO. Esfuérzate por ofrecerle a tu público una experiencia inigualable, pues los temas que se traten y su forma de presentarlos serán punto clave para aumentar el ROI.

Implementar medidas sustentables

La inclusión de medidas sustentables en tus eventos resulta muy beneficiosa, no sólo para el medio ambiente sino también para tu empresa. Las reuniones verdes proporcionan un significativo valor añadido, pues dan una impresión amigable y altruista.  

Aprovecha el poder de las redes sociales

¡Si!, la interacción de los usuarios a través de las redes sociales es cada vez más común. Por esta razón, son las indicadas para promocionar tu evento, aunque no basta sólo con publicarlo y esperar el día. Debes saber que existe toda la estrategia para antes, durante y después del evento.

Utiliza la tecnología

Hoy en día con la tecnología aplicada a eventos corporativos se pueden esperar resultados realmente sorprendentes. Las opciones son ilimitadas, que van desde tecnología 3D, pantallas gigantes, video mapping y más. Recuerda que estar a la vanguardia constituye una ventaja competitiva.

Fija las fechas necesarias

Uno de los primeros aspectos a considerar es la fecha, esta se debe decidir con anticipación de la mano de tu empresa especializada seleccionada, tomando en cuenta otros eventos similares, días festivos, entre otros. Una adecuada calendarización siempre te ahorrará tiempo y esfuerzos.

Aporta un plus de originalidad

¡Sal de lo común! Pensar de forma diferente al planear tu evento te sumará muchos puntos positivos. Seguramente tu público ya ha asistido a otras conferencias o eventos similares, entonces, enfócate en mejorar su experiencia y dejar huella en cada uno de los asistentes.

Acude a empresas especializadas

Enfatizamos en que la planificación y organización de un evento corporativo es compleja y más cuando no se domina bien el proceso, por lo cual, lo más conveniente sería recurrir a una empresa especializada en ello. Siempre un profesional en su área optimizará mejor los recursos en cuestión.

 

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