Los organizadores de eventos siempre intentan que su próximo evento sea mejor que el anterior. Pero, una vez que el evento ha terminado, ¿Cómo podemos cuantificar o medir si este ha tenido éxito? Nosotros te mostramos 7 maneras de medir el éxito de tu evento.

1. Hacer seguimiento de la actividad en redes sociales

El evento debe estar activo en redes sociales antes, durante y después de su celebración. Cuantos más asistentes sigan enviando publicaciones usando el hashtag del evento, interactuando con las publicaciones ya subidas, mayor será el éxito del acto. No solo es importante valorar el número de posts o interacciones, sino también leer las publicaciones para saber lo que realmente opinan los asistentes.

2. Realizar encuestas posteriores al evento

Si queremos saber cómo se sintieron los asistentes al evento, preguntémosles directamente. La forma más sencilla de hacerlo es a través de una encuesta posterior al evento. Las encuestas aportan algo más que una idea general de la percepción de los asistentes y contribuyen a identificar puntos débiles que podrían mejorarse la próxima vez.

3. Mide los ingresos frente al coste general

Si se está organizando un evento corporativo, el objetivo es crear posicionamiento de marca y conseguir nuevos clientes. También se trata de generar ingresos adicionales. Sin embargo, para ganar dinero, hay que desembolsarlo antes, y es posible gastar más dinero del que se ingresa si el evento termina siendo una bomba.
Esencialmente, es necesario medir variables como:

• Coste anticipado frente a coste real
• Ingresos anticipados frente a ingresos reales
• Coste real frente a ingresos reales

4. Controla las ventas

Hay que controlar los números de ventas en las semanas posteriores a un evento. Es recomendable llevar un registro de quiénes están haciendo las compras.
Aparte de las ventas, también hay que cuantificar la cantidad de registros realizados y el número de preguntas recibidas por correo electrónico o de llamadas telefónicas respondidas tras el evento.

5. Incorporar una aplicación del evento

Incorporar una aplicación móvil de eventos como Eventwo, que está diseñada para organizadores de eventos, permite a los usuarios personalizar su propia aplicación online de eventos.

Con Eventwo, los usuarios pueden:

• Incluir su agenda de eventos o agenda en la aplicación para que el personal y los asistentes puedan verla.
• Permitir a los invitados personalizar sus propios horarios y establecer recordatorios.
• Ofrecer a los invitados la posibilidad de publicar comentarios sobre el evento y los conferenciantes invitados.
• Almacenar, escanear e intercambiar tarjetas de visita digitales.
• Incrustar logos de empresas y patrocinadores.
• Enviar anuncios en tiempo real, como cambios en el horario o disponibilidad del espacio para el aparcamiento de coches, por ejemplo.
• Con la capacidad de enviar encuestas y recibir comentarios, se puede medir la satisfacción de los asistentes en el mismo momento en que el evento está celebrándose.

6. Valora la satisfacción de los patrocinadores

No solo el nivel de satisfacción de los asistentes determina el éxito del evento, sino también el de los patrocinadores. Estos son la columna vertebral del evento porque son quienes lo financian. Es bueno conocer la impresión de los patrocinadores. Sin embargo, en lugar de una encuesta es mucho mejor plantear una reunión en persona o a través de Skype.

Hay que estar abierto a las críticas constructivas de los patrocinadores y tomar en serio cualquier recomendación sobre lo que se puede hacer de manera diferente para el próximo evento si queremos mantener una relación larga y provechosa con ellos.

7. Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Nunca es suficiente tener solo un indicador clave de rendimiento. Se necesitan tres, cuatro o incluso cinco para evaluar con precisión si el evento se puede considerar un éxito o no. Incluso si todas las variables indican que ha sido un éxito, la evaluación global ayudará a implementar mejoras para que el próximo evento sea todavía mejor.

 

Así que ya sabes que hacer antes durante y después de tu evento para que este sea todo un éxito.